A pandemia do novo Coronavírus trouxe inúmeras mudanças na rotina da sociedade como um todo, alterou a maneira como nos comportamos, nos higienizamos e como cuidamos de nossa saúde.
Nos condomínios não foi diferente, tiveram que reaprender a potencializar a rotina de limpeza das áreas comuns, evitar aglomerações mesmo quando os prédios estavam bem mais cheios do que o normal devido ao trabalho em home office de muitos proprietários ou inquilinos.
E algo que também sofreu alteração e, porque não dizer evolução, foram as assembleias condominiais que tiveram que se reinventar para acontecerem de forma segura para todos e não deixar os condomínios estacionarem.
Veremos nesse artigo os seguintes tópicos sobre a Assembleia Virtual em condomínios:
- Definição
- Legislação
- Alteração de documentos condominiais
- Tipos de Assembleias Virtuais
- Benefícios
- Como realizar a reunião
- Registro da Assembleia Virtual
Depois de todas essas informações você estará munido de todas as informações necessárias para realizar as próximas Assembleias Condominiais de modo seguro e eficiente.
Veja!
1) O que é a Assembleia Virtual em condomínios?
Parece uma pergunta óbvia porém é importante que esteja bem definido o conceito dessa modalidade para o ambiente condominial.
Assembleias Virtuais são iguais as presenciais, a maior diferença é a questão virtual.
Porque são feitas através de ferramentas digitais como software ou app da própria administradora, por videoconferência através de aplicativos como Zoom, Meet, Webex ou Hangouts, porém a escolha da ferramenta a ser utilizada fica a critério da gestão.
Conta com os mesmos procedimentos obrigatórios que devem ser seguidos à risca como a convocação em tempo hábil, conservação do direito a voz e voto dos condôminos adimplentes, garantia de participação de todos, organização eficiente, definição de presidente e secretário, registro da Ata e demais direitos e deveres pertinentes.
Deve ser totalmente inclusiva, ou seja, o condomínio terá que dispor de meios para que todos saibam como participar da reunião, até porque é inconcebível que seja violado o direito de participação de um condômino por qualquer motivo.
Além disso é possível a abordagem e definição de todo e qualquer tipo de pauta, desde que prevista em edital, bem como eleições da equipe gestora, grandes obras ou mesmo alguma reclamação é possível ser discutido na reunião virtual.
Em resumo: tudo o que se aplica à Assembleia Presencial permanece válido na Assembleia Virtual.
2) Legislação: pode ou não pode fazer a Assembleia Virtual?
Visando a preservação da saúde da comunidade condominial e também a continuidade da tomada de decisões entrou em vigor no dia 12 de junho de 2020 a Lei 14.010/20 que autorizava a realização de Assembleias Virtuais em condomínios até o dia 30 de outubro do mesmo ano.
“Art. 5º A assembleia geral, inclusive para os fins do art. 59 do Código Civil, até 30 de outubro de 2020, poderá ser realizada por meios eletrônicos, independentemente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica.
Parágrafo único. A manifestação dos participantes poderá ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo administrador, que assegure a identificação do participante e a segurança do voto, e produzirá todos os efeitos legais de uma assinatura presencial”.
Porém, como vimos a pandemia continuou após esse período, devido a isso essa mesma Lei ainda se aplica aos dias atuais, sendo possível fazer uso dessa modalidade de reunião.
O que parece ser uma novidade exponencial na verdade já acontece a cerca de uma década, há registros de condomínios e administradoras que já utilizavam ferramentas virtuais para realizarem suas reuniões com mais praticidade e adesão.
A pandemia fez a modalidade ganhar força e destaque entre o meio condominial, pois o bem-estar coletivo é um dos principais objetivos de uma gestão humanizada e segura.
3) Alteração de documentos condominiais
Aqui se encontra grande parte das dúvidas sobre a possibilidade de realização de Assembleias Virtuais em condomínios.
Para começar devemos compreender que deve haver a realização de, no mínimo, uma Assembleia Geral por ano, fato obrigatório por lei segundo o Código Civil Art. 1.350, sendo assim o condomínio deve se organizar para realizar a Assembleia independente da modalidade definida.
Geralmente as Convenções Condominiais são antigas, trata-se de documentos existentes desde a implantação do condomínio e, dependendo da realidade da época, não tinha como prever uma crise sanitária como essa que estamos passando e muito menos a possibilidade de Assembleias Virtuais.
Por esse motivo há a necessidade de atualizar tal documento para constar nele a aprovação para realização da reunião online, assegurando sua legalidade.
Se na Convenção não prever nenhum modo de proibição a Assembleias que não sejam presenciais já se encontra uma brecha para que a nova modalidade permaneça e tenha adesão garantida.
Outro aspecto importante é garantir a idoneidade e lisura da reunião com a correta identificação dos participantes, registro de todos os tópicos abordados e as decisões tomadas, para tanto é fundamental a utilização de assinaturas eletrônicas ou certificado digital.
Vamos entender agora um pouco mais sobre a modalidade digital.
4) Quais os tipos de Assembleias Virtuais?
Esse modelo de reunião possui duas modalidades básicas que podem ser facilmente aplicadas no ambiente condominial, são elas: a opção híbrida e a opção 100% online.
Assembleia Virtual 100% online
Nessa alternativa todo o processo da reunião acontece em ambiente virtual, ou seja, nenhum dos participantes tem contato ou aproximação física, excluindo por completo qualquer possibilidade de aglomeração.
Assembleia Virtual Híbrida
Sabemos que há alguns perfis de condôminos que optam por não participarem da reunião de maneira virtual, preferem estar presentes fisicamente.
Para esses casos há a opção em que o condomínio e/ou a administradora se organizam para mesclar as presenças virtuais e as presenciais, como se houvessem duas reuniões acontecendo ao mesmo tempo, uma virtual com todos aqueles que optaram em participarem via digital e a presencial onde se reunirão no local definido previamente.
Independente da opção escolhida é preciso haver muita organização e direcionamento lógico para assegurar o entendimento e a participação de todos.
5) Quais os benefícios que a modalidade online permite?
Além de dar continuação aos assuntos condominiais que precisam ser resolvidos em Assembleia, a modalidade oportuniza uma série de benefícios que talvez a versão presencial não consiga.
Uma delas é o aumento da participação dos condôminos, é inegável que a maioria da comunidade não participa porque não quer se dar ao trabalho de participar de uma reunião maçante e repleta de discussões desnecessárias.
Não vamos nos enganar aqui, conflitos sempre acontecem nesses eventos e acabam alterando os rumos da reunião.
Mas com a possibilidade de participação de qualquer lugar desde que tenha acesso à internet e uma objetividade maior na condução das pautas, a modalidade faz com que mais condôminos tenham mais interesse em participar.
A praticidade é outro ponto positivo a ser destacado sobre a Assembleia Virtual, mesmo que os participantes estejam viajando de férias é possível a sua participação.
Só com esses benefícios práticos já dá para entender porque mais condomínios estão aderindo à possibilidade.
6) Como organizar e realizar a reunião virtual?
A organização é fundamental para que todo o processo seja realizado satisfatoriamente, e para que todos tenham a oportunidade de se manifestar quando necessário e garantir a legitimidade da participação de todos.
Definição de data, horário, pautas e modalidade
Assim como uma Assembleia Presencial a modalidade virtual exige planejamento de todas as etapas até a sua execução.
Estabelecer com antecedência o dia, a hora, o local (caso seja realizada na modalidade híbrida), as pautas que serão discutidas e o meio que será utilizado é o mínimo obrigatório para que tudo aconteça corretamente.
Se houver casos em que alguns condôminos apresentem receio ou dificuldade de utilização de meios virtuais ainda haverá tempo suficiente para elaborar um tutorial bem simples para que todos compreendam como participar.
Convocação da comunidade condominial
Definidos todos os itens que irão nortear a reunião online é chegado o momento de convocar os condôminos para participarem.
No Edital Convocatório deverá constar todas as informações necessárias para que os condôminos estejam cientes da data, horário, pautas e modalidade da reunião.
Geralmente cada condomínio possui em sua convenção o tempo de convocação prévia, porém há casos em que não consta essa informação, para tanto aconselha-se que a convocação seja feita no mínimo 5 dias antes da data definida para a reunião, assim é possível que todos se organizem para participar.
O Edital de Convocação poderá ser exposto no próprio condomínio (em quadros de avisos, elevadores, etc.), via e-mail, via WhatsApp, via aplicativo da própria administradora ou até mesmo entregue pessoalmente para cada condômino, a maneira de entrega da convocação deverá ser realizada considerando o perfil do condomínio e qual opção será favorável.
Para os casos que os condôminos não irão participar da Assembleia mas irão nomear um representante o referido documento deverá ser disponibilizado à gestão condominial com antecedência.
Dia da Assembleia Virtual
Na data do evento a gestão condominial deverá disponibilizar o link de acesso à reunião para todos os condôminos com certa antecedência, dessa maneira quem ainda apresentar qualquer dificuldade ainda será possível reverter tal situação.
A realização da Assembleia Virtual se dará normalmente, com definição de presidente e secretariado, e o andamento é o mesmo da modalidade presencial.
Reforçamos a importância de manter a ordem e ter objetividade nas decisões e falas para que a Assembleia se faça a contento e em tempo propício.
7) Registro de Ata
Novamente, segue o mesmo procedimento pertinente a qualquer outro modelo de Assembleia Condominial, ou seja, a Ata será devidamente assinada por quem a lavrou e partes pertinentes e registrada em cartório incluindo em anexo todos os documentos apresentados antecipadamente, a lista de presenças e com as devidas assinaturas.
Após isso a gestão condominial irá arquivar o documento adequadamente e em conjunto a gravação da reunião, a fim de preservar todas as informações contidas nela e para caso de posterior análise.
Viu como não é nada difícil?
Os condomínios devem estar atualizados quanto às inovações e melhorias que podem facilitar a vida de seus condôminos e permitir o progresso condominial.
Vem entender um pouco mais sobre Assembleias Virtuais e outras modalidades com a Litoral.
